La Pratique de L’abattement Pour Frais Professionnels: Bien Respecter Les Formalités

Certains de vos salariés peuvent bénéficier de l’abattement pour frais professionnels de 10 %. Cette pratique est admise par les URSSAF sous réserve que vous respectiez la réglementation en la matière notamment le formalisme qui en découle. Sachez que depuis le 1er janvier 2022, le consentement des salariés doit être recueilli chaque année.

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Déterminer les salariés qui peuvent bénéficier de l’abattement de 10 %

Pour pouvoir appliquer l’abattement de 10 %, votre entreprise doit appartenir au secteur du Bâtiment.

L’abattement de 10 % pour frais professionnels est un avantage accordé aux salariés sous 2 conditions :

le salarié doit effectuer des déplacements et recevoir en contrepartie des indemnités : en effet, seuls les salariés exerçant une activité non-sédentaire peuvent bénéficier de l’abattement de 10 %. Si vous êtes menuisier par exemple, vous pouvez appliquer l’abattement pour votre salarié qui travaille en chantier, alors que vous ne pourrez pas le faire pour celui qui travaille en atelier. En effet, ces derniers n’ont pas à supporter de frais professionnels supplémentaires résultant des déplacements quotidiens sur chantier ;

la base de calcul des cotisations ne doit pas être inférieure à une assiette minimale, qui correspond généralement au SMIC calculé proportionnellement à la durée de travail du salarié, à laquelle on ajoute l’ensemble des primes, majorations et indemnités d’origine légale ou conventionnelle, ainsi que les avantages en nature.

Il est nécessaire que le salarié supporte effectivement la charge des frais professionnels lors de son activité, et vous devez disposer des justificatifs le démontrant. En cas de contrôle relatif à cette obligation pour des périodes courant jusqu’au 31 décembre 2022, l’URSSAF procédera uniquement à une demande de mise en conformité pour l’avenir. À compter du 1er janvier 2023, vous pourrez faire l’objet d’un redressement.

NB: Le bénéfice de la déduction de 10 % n’est pas strictement réservé aux salariés ayant la qualification d’ouvrier. Ainsi doivent être assimilés à des ouvriers du Bâtiment pour l’ouverture du droit à abattement « tous les salariés travaillant sur des chantiers, sans se préoccuper de la catégorie professionnelle à laquelle ils appartiennent ».

Ainsi, un salarié ETAM dont l’activité essentielle s’exerce en quasi-permanence sur les chantiers a droit, au même titre que l’ouvrier du Bâtiment proprement dit, à l’abattement de 10 %.

À l’inverse, un ouvrier du Bâtiment exerçant des fonctions sédentaires au siège social et n’effectuant sur les chantiers que des tournées plus ou moins occasionnelles ne peut se prévaloir de la déduction forfaitaire.

Mettre en place l’abattement de 10 %

Le chef d’entreprise prend la décision d’appliquer ou non l’abattement de 10 % pour frais professionnels.

En premier lieu, la décision de mettre en place ou non l’abattement pour frais professionnels est prise au niveau de la Direction. Il n’y a pas d’obligation de mettre l’abattement en place et personne ne pourra vous y contraindre.

Vous pouvez donc opter ou non pour cet abattement.

Dans le cas où vous souhaitez mettre en place l’abattement de 10 % pour frais professionnels, deux solutions s’imposent suivant que l’entreprise ait des représentants du personnel ou non.

L’entreprise dispose de représentants du personnel

Vous consulterez d’abord le Comité social et Economique (CSE). Si vous obtenez son accord, vous pourrez opter pour la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels.

Cette position devra faire l’objet d’un accord collectif et devra figurer dans le contrat de travail de chaque salarié ou dans un avenant. A défaut, vous devrez informer chaque salarié par lettre recommandée avec AR de ce dispositif.

NB: Si un tel accord ne peut être mis en place dans votre entreprise, il appartiendra à chaque salarié d’accepter ou non cette option.

Absence de représentants du personnel dans l’entreprise

Dans ce cas, vous consulterez directement chacun de vos salariés concernés par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par une remise en main propre contre décharge. Votre courrier devra être suffisamment précis, exposant toutes les conséquences de la décision que prendra votre salarié. Il devra vous retourner ce courrier signé (voir modèle à la suite de l’article), car il vous appartient de prouver qu’il a été informé des conséquences de l’application de la déduction sur la validation de ses droits. À défaut, en cas de contrôle URSSAF, le montant de la déduction sera réintégré dans l’assiette sociale.

Vous pouvez également insérer une clause sur ce sujet dans le contrat de travail des nouveaux embauchés.

Si ultérieurement le salarié changeait d’avis, il lui appartiendrait de vous en informer par écrit. Vous devrez alors prendre en compte sa demande dès l’année suivante.

Attention :
Lorsque la déduction forfaitaire spécifique n’est pas prévue par accord d’entreprise ou accord donné par le comité social et économique, l’employeur doit chaque année réinformer les salariés concernés des avantages et inconvénients du mécanisme et les consulter pour recueillir leur choix pour l’année à venir. Cette consultation peut être réalisée par tout moyen conférant date certaine. L’employeur doit détenir une réponse d’accord ou de refus provenant du salarié (une absence de réponse vaut acceptation de la situation au moment du courrier d’information). Cette règle s’applique à compter du 1er janvier 2023. À défaut d’une telle consultation régulière, l’employeur s’expose à une réintégration sociale du montant déduit de l’assiette. Entre le 1er avril 2021 et le 31 décembre 2022, seulement une mise en conformité pour l’avenir peut être exigée en cas de contrôle URSSAF.

Pour cela, nous vous proposons le modèle « Interrogation périodique sur l’application de la déduction forfaitaire spécifique »