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Les modalités de conservation des factures telles qu’exigées par l’administration fiscale ont évoluées et l’administration vient de préciser les conditions de conservation des factures de ventes créées informatiquement et transmises sur support papier.

C’est l’occasion de faire le point sur les conditions de conservation des factures exigées par l’administration fiscale.

Les factures sont des documents sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Il est donc important de les conserver dans de les conditions requises. L’administration en a précisé les modalités (BOI-CF-com-10-10-30-10). Les nouvelles conditions de conservation des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier (BOI-CF-10-10-30-20) sont applicable à compter du 1er juillet 2018.

1• Les factures papier

1.1. Mode de conservation

Les entreprises qui émettent et reçoivent des factures papiers peuvent les conserver sur support papier. Elles peuvent aussi choisir de les numériser.

La numérisation contraignante au regard des conditions bien précises, fixées par arrêté (cf article A102 B-2du LPF) :

• Une garantie de reproduction à l’identique pour une numérisation conforme à l’original en image et en contenu.
• Des couleurs reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur ; les dispositifs de traitement des couleurs sont interdits.

Toutefois, par mesure de tolérance l’administration pourra admettre une numérisation ne respectant pas le code couleur uniquement dans les cas où les couleurs ne sont pas porteuses de sens (exemple : les couleurs du logo de l’entreprise peuvent ne pas être reproduites à l’identique mais les couleurs de signatures ou indications de montant doivent être reproduites à l’identique).

• Le recours à la compression de fichier doit s’effectuer sans perte.

L’entreprise qui numérise les factures papiers doit mettre en place une organisation documentée définissant les opérations d’archivage numérique. Des contrôles internes doivent être prévus pour assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures papier numérisées durant toute la durée de conservation. Par organisation documentée, l’administration exige que les différentes phases de la numérisation soient décrites, présentées et explicitées.

L’entreprise doit recourir à un dispositif garantissant l’interopérabilité des systèmes (capacité des systèmes à fonctionner entre eux ou avec d’autres systèmes) et la pérennité des informations. Chaque document numérisé est conservé sous format PDF ou PDF A3 et assorti :

• Soit d’un cachet serveur fondé sur un certificat conforme au RGS une étoile (référentiel fiscal de sécurité) ;
• Soit d’une empreinte numérique ;
• Soit d’une signature électronique (certificat au moins conforme au RGS une étoile) ;
• Soit d’un dispositif sécurisé équivalent admis.

Chaque fichier doit être horodaté par une source d’horodatage interne.

En l’absence d’une facture numérisée conforme à ces exigences, l’entreprise devra présenter la facture papier en cas de contrôle fiscal.

Les entreprises qui utilisent un « scan » notamment de leurs factures d’achat papier doivent s’assurer du respect de ces normes.

1.2. Factures créées sur support papier transmis sur support électronique.

Les factures initialement créées sur support papier puis numérisées et envoyées ou reçues par courrier électronique sont, pour l’administration fiscale, des factures papier. Elles doivent dès lors être obligatoirement conservées comme des factures papier.

Par tolérance administrative, une facture créée sur papier, numérisée puis envoyée ou reçue de façon électronique (par courriel par exemple) est considérée comme une facture électronique jusqu’au 1^er janvier 2019 pour les PME et 1^er janvier 2020 pour les micro-entreprises (moins de 10 salariés, moins de 2 millions de chiffre d’affaire) avec les particularités suivantes :

• L’émetteur est dispensé de conserver la facture papier dès lors qu’il sécurise et conserve la facture numérisée comme vue ci-dessus (cf. Article A102 B-2 du LPF) ;
• Le récepteur de la facture, considéré comme ayant reçu une facture électronique, devra conserver la facture ainsi reçue uniquement sous format dématérialisé (Cf ).

2• Factures électroniques transmises sur support papier

Les factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sous format papier peuvent être conservées sur support papier. C’est la formule du double papier. Dans ce cas l’entreprise doit imprimer deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par l’entreprise.

Les entreprises peuvent aussi choisir de les conserver sur support électronique. Dans ce cas, elles doivent respecter les conditions de conservation en vigueur depuis le 1^er juillet 2018.

Les conditions de conservation des factures de vente conçues électroniquement et adressées sous format papier sont précisées par instruction fiscale (BOI-CF-COM-10-10-20-20180720 n°30 et s.). Les factures de vente conçues électroniquement pour être adressées sous format papier peuvent être conservées par les assujettis à la TVA :

• Soit en imprimant les exemplaires papiers des factures de vente émises sur papier, en numérisant ces exemplaires et en les sécurisant dans le respect de l’article A102 B-2 du LPF (cf factures papier : numérisation conforme à l’original en image et en contenu avec certification) ;
• Soit en sécurisant les fichiers de factures conservés sous format numérique PDF ou PDF A3 dans les conditions de l’article A102 B-2 du LPF précité garantissant la reproduction à l’identique puis imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier au client.

Ainsi, dans tous les cas la numérisation des factures doit se faire dans les conditions garantissant leur reproduction à l’identique.

Ces dispositions ne concernent pas les factures créées et transmises par voie électronique.

3• Factures électroniques

Pour qu’une facture soit électronique, l’intégralité du processus de facturation doit être électronique.

Les factures émises ou reçues par voie électronique sont conservées sur support informatique pendant trois ans dans le format informatique original dans lequel elles ont été émises.

Puis, l’entreprise les conserve pendant les trois années suivantes sur tout support au choix.

Toutefois, les entreprises peuvent, à des fins de gestion, modifier le format informatique des factures à condition de les conserver, de façon parallèle, sous leur format original.

Exemple : une entreprise qui reçoit des factures sous format informatique XML doit les conserver dans ce format mais peut, à des fins de gestion, les convertir au format PDF.

4• Durée de conservation

Le contribuable est tenu de conserver les documents sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration fiscale pendant une durée de six ans.

Le point de départ du délai de six ans est la date à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres de la société ou de la date à laquelle les documents ont été établis (article L102 B du LPF). Les factures transmises par voie électronique tiennent lieu de pièces justificatives et doivent être conservées pendant le même délai de six ans.

 

 

 

Les modalités de conservation des factures telles qu’exigées par l’administration fiscale ont évoluées et l’administration vient de préciser les conditions de conservation des factures de ventes créées informatiquement et transmises sur support papier.

C’est l’occasion de faire le point sur les conditions de conservation des factures exigées par l’administration fiscale.

Les factures sont des documents sur lesquels l’administration peut exercer ses droits de communication, d’enquête et de contrôle. Il est donc important de les conserver dans de les conditions requises. L’administration en a précisé les modalités (BOI-CF-com-10-10-30-10). Les nouvelles conditions de conservation des factures de ventes créées sous forme informatique et transmises sur support papier (BOI-CF-10-10-30-20) sont applicable à compter du 1er juillet 2018.

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